Клиниканың тіркеу бөлімін қалай автоматтандыруға болады

Тіркеу бөлімі шын мәнінде не істейді

Автоматтандырмас бұрын әкімшінің жұмысын операцияларға жіктеген пайдалы. Әдетте бес топ шығады: келулерге жазу және ауыстыру, бір типті сұрақтарға жауап беру, еске салулар мен қоңырау шалу, төлем қабылдау және ауысымды жабу, қағаздар мен карточкаларды жүргізу.

Алғашқы үш топ толығымен дерлік автоматтандырылады. Төртіншісі — ішінара. Бесіншісі карточкалар электрондық болғанда өзінен-өзі жоғалады. Бұл ретте босаған уақыт жоғалмайды: әкімші телефонмен емес, клиникаға келіп қойған адамдармен айналыса бастайды.

Тіркеу бөлімін автоматтандырудың мақсаты штатты қысқарту емес екенін түсіну маңызды. Мақсат — өтініштер ағынының бір адамның өткізу қабілетіне тірелуін тоқтату.

1-қадам. Электрондық кесте

Онсыз қалғаны жұмыс істемейтін негіз. Кесте дәптерде өмір сүргенше, оған онлайн жазылуды да, еске салуларды да қосу мүмкін емес: жүйе дәрігердің қашан қабылдайтынын және қай уақыттардың бос екенін білмейді.

Бұл қадамда дәрігерлер, олардың кестелері, демалыстары және ұзақтығы бар қызметтер енгізіледі. Қос жазылулар бірден жоғалады — уақыт жазылу сәтінде бос емес болады және физикалық тұрғыдан екі адамға тиесілі бола алмайды. Мұның өзі стойкадағы қақтығыс жағдайларының бір бөлігін алып тастайды.

Практикалық кеңес: бірінші аптада кестені дәптермен қатар жүргізіңіз. Қызметкерлер жазылулардың жоғалмайтынына көз жеткізуі керек — осыдан кейін дәптерді өздері жабады.

2-қадам. Онлайн жазылу

Әсері бойынша ең байқалатын қадам. Пациент өзі жазылу мүмкіндігін алады — кешке, демалыс күні, Instagram немесе WhatsApp-тан, — ал клиника әкімшінің нақты бір минутта бос болуына тәуелді болуды тоқтатады.

Сілтемені Instagram профилінің тақырыбына, WhatsApp автожауабына, 2ГИС пен Google Карталар карточкасына қояды. Бұл үшін бөлек сайт қажет емес: клиникада өз жазылу беті пайда болады.

Мұнда қабылданбаған қоңыраулар мәселесі де шешіледі. Клиникаға хабарласа алмаған пациент әдетте қайта хабарласпайды — ол іздеу нәтижесіндегі келесісіне қоңырау шалады. Онлайн жазылу дәл осы адамдарды ұстап қалады.

3-қадам. Еске салулар және растау

Еске салулармен қоңырау шалу — әкімшінің ең алғыссыз міндеті: күніне қырық қоңырау, жартысы тұтқаны алмайды. Келуден бір тәулік бұрынғы WhatsApp-тағы автоматты хабарлама оны толығымен шешеді және жүктемелі де, тыныш та күндері бірдей жұмыс істейді.

Басты ерекшелік — жай ғана хабарлау емес, растауды сұрау. «Растаймын» деген жауап келу ықтималдығын арттырады, «келе алмаймын» деген жауап клиникаға уақытты басқа пациентке ұсыну үшін бір тәулік береді.

4-қадам. Типтік сұрақтарға арналған бот

Хат алмасудың едәуір үлесі — қайталанатын бес-алты сұрақ: қабылдауым қашан, ауыстыруға бола ма, қанша тұрады, қайдасыздар, қалай жазылуға болады. Нөмірленген мәзірі бар бот оларды адамның қатысуынсыз жабады.

Нөмірленген мәзір еркін диалогтан сенімдірек: пациент санмен жауап береді, бот оны қате түсіне алмайды және жауаптарды ойдан шығармайды. Медициналық тақырып үшін бұл түбегейлі маңызды — мұнда қате жауаптың бағасы тамақ жеткізуге қарағанда жоғары.

Мәзір шегінен шығатынның бәрін бот әкімшіге клиника чатына береді. Бұл ретте хат алмасу қызметкердің жеке телефонында емес, жүйеде сақталады.

Пациенттер базасын тарихты жоғалтпай қалай көшіруге болады

Көпшілігі соңына дейін кейінге қалдыратын бөлек кезең, бекер: базасыз жүйе жартылай бос болып қалады, ал әкімші байланыстарды дәптерден іздеуді жалғастырады. Бұл ретте көшіру әдетте көрінгеннен оңайырақ.

Деректердің ең аз жеткілікті жиыны — тегі, аты, телефоны және туған күні. Бұл пациентті табу, оны жазу және еске салулар жіберу үшін жеткілікті. Қалғанының бәрін — аллергияларды, диагноздарды, келулер тарихын — кері күнмен көшірудің қажеті жоқ: ол жүйедегі бірінші қабылдаудан бастап жинала бастайды.

Практикалық тәртіп мынадай: алдымен байланыстарды қазір жатқан жерінен — Excel-ден, әкімшінің телефонынан немесе бұрынғы бағдарламадан — кестеге жүктеп алу. Содан кейін импорт үлгісіне келтіріп, жүктеу. Қайталанғандарды жүктегенге дейін тазалаған жөн: базадағы екі бірдей пациент жазылулар мен еске салуларда шатасушылық тудырады.

Қағаз карталарды жол-жолымен көшірудің қажеті жоқ әрі тұрарлық емес. Мұрағатты сол күйінде қалдырып, жүйеде бүгіннен бастап болатынның бәрін жүргізген ақылға қонымды: бірнеше айдан кейін базаның белсенді бөлігі жүйеде өзі болады.

5-қадам. Касса және ауысымды жабу

Кешкі күнделікті жұмысты алып тастайтын соңғы қадам. Шот пациентке Kaspi-ге кетеді, төлем келуге және дәрігерге автоматты түрде байланады, ауысым дәптерді чектермен және аударымдармен салыстырусыз нақты жағдай бойынша жабылады.

Жанама әсер негізгісінен маңыздырақ болып шығады: төлемдер жүйеге түсе салысымен, иесінде күндер бойынша сенімді түсім, орташа чек және әр дәрігердің жүктемесі пайда болады. Пайыз бойынша жалақыны есептеу ай соңындағы бөлек міндет болуын тоқтатады.

Автоматтандырудан кейін әкімшімен не істеу керек

Иелер сирек дауыстап қоятын, бірақ әрдайым дерлік ойлайтын сұрақ: жазылу, еске салулар және сұрақтарға жауаптар жүйеге кетсе, әкімші мүлдем керек пе. Тәжірибе керек екенін көрсетеді — бірақ оның жұмысы мазмұны бойынша өзгереді.

Механикалық бөлігі жоғалады: қоңырау шалу, жазылуларды парақтан дәптерге көшіру, карточкаларды іздеу, кешкі касса салыстыруы. Автоматтандыруға болмайтын әрі қажеті жоқ нәрсе қалады — клиникада физикалық түрде тұрған адамдармен жұмыс. Қарсы алу, құжаттарды толтыруға көмектесу, түсіндіру, мазасызданған пациентті тыныштандыру, қабаттасуды реттеу.

Алдын ала білген жөн жанама әсер: әкімшілердің бір бөлігі дәл механикалық жұмыс түсінікті әрі қауіпсіз болғандықтан қарсылық көрсетеді. Жүйе адамды алмастырмай, күнделікті жұмысты алып тастайды деген әңгімені енгізуден кейін емес, оған дейін өткізген жөн.

Әкімші мүлдем жоқ клиникалар үшін — жеке практика, бір дәрігердің кабинеті — автоматтандыру басқа міндетті шешеді: ол оны ұзағырақ жалдамауға мүмкіндік береді. Дәрігер қабылдау жүргізіп жатқанда жазылу, еске салулар және жауаптар жұмыс істейді, және бірінші қызметкер жиырма қоңыраулық ағында емес, әлдеқайда кейін қажет болады.

Автоматтандырудың жұмыс істегенін қалай түсінуге болады

«Жеңілдеп қалды» деген сезім — нашар өлшем: ол жаңалықтан пайда болып, бір айдан кейін өтеді. Бірнеше санды алдын ала таңдап, оларға 30 және 60 күннен кейін қарау пайдалырақ.

• Пациенттер өз бетінше жасаған жазылулар үлесі. Бір айдан кейін ол нөлге жақын болса, сілтеме орналастырылмаған немесе кесте толтырылмаған.
• Келмей қалу үлесі — дейін және кейін. Еске салулардың негізгі ақшалай әсері дәл осы жерде көрінеді.
• Дәрігерлердің сол құрамында аптадағы қабылдаулар саны. Автоматтандыру сағаттарды қоспайды, бірақ қабылданбаған қоңырауларда пациенттерді жоғалтуды тоқтатады.
• Ауысымды жабу уақыты. Қырық минут салыстыру еді — бес минут болды, бұл жұмыс уақытын тікелей үнемдеу.
• Қатар дәптер қалды ма. Ең адал көрсеткіш: ол тірі болғанша, жүйе процесті алмастырмады, оған қосылды.

Әдеттегі қателер

Тіркеу бөлімін автоматтандыру әдетте жүйеге байланысты емес, процесті ұйымдастыруға байланысты бұзылады.

• Бәрін бірден енгізу. Қызметкерлер үйреніп үлгермей, дәптерге қайта оралады. Ақылға қонымды қарқын — бірнеше күнде бір қадам.
• Жазылу сілтемесін қоймау. Онлайн жазылу қосулы, бірақ ол туралы ешкім білмейді: ол Instagram-да да, 2ГИС-те де жоқ.
• Қатар контурды қалдыру. Жазылулардың бір бөлігі дәптерде өмір сүруін жалғастырса, жүйедегі кесте сенімсіз болып, оған сенуді тоқтатады.
• Жауаптыны тағайындамау. Кестелердің толтырылғанына, ал жаңа жазылулардың қаралмай ілініп тұрмағанына жауап беретін бір адам керек.
• «Қолайлы сәтті» күту. Ол болмайды: маусымда уақыт жоқ, құлдырауда қажетсіз болып көрінеді. Құлдырау — дәл ең жақсы уақыт.

Бұл қанша уақыт алады

Толық көшу бірнеше күннен екі аптаға дейін алады — дәл жүйелердің көпшілігінің тегін кезеңі. Бірінші күн дәрігерлерге, кестелерге және қызметтерге кетеді. Екінші-үшінші — кестені қатар жүргізуге. Әрі қарай WhatsApp пен бот, ең соңында касса қосылады.

Бұл үшін сервер де, бағдарламашы да, енгізу жобасы да қажет емес: бұлттық жүйелер браузерде жұмыс істейді, ал баптау анықтамалықтарды толтыруға келіп тіреледі. Жеткізуші бес дәрігері бар клиникаға бірнеше айлық енгізу туралы айтса — бұл байыптылықтың белгісі емес, сақтанудың себебі.