Клиникаға CRM-ді қалай таңдауға болады: иесіне арналған тексеру парағы

Алдымен міндетті тұжырымдаңыз

Ең жиі қате — функцияларды салыстырудан бастау. Барлық жүйенің мүмкіндіктер тізімі ұзын, және ол бойынша таңдау мүмкін емес: бәрінде бәрі бар. Бүгін сіздің клиникаңызда нақты не ауыратынынан бастау керек.

Қоңырауларды жоғалтатын клиникаға онлайн жазылу мен бот керек. Келмей қалу үлесі жоғары клиникаға — еске салулар мен күту тізімі. Нақты сандарды білмейтін иесіне — аналитика және жалақы есебі. «Бізге автоматтандыру керек» деген тұжырым ешкім пайдаланбайтын жүйені сатып алуға әкеледі.

Пайдалы жаттығу: әкімші күніне ең жиі жасайтын үш әрекетті жазып алыңыз. Жаңа жүйенің орнығатын-орнықпайтынын дәл олардың жылдамдығы анықтайды.

Типтік операциялардың жылдамдығын тексеріңіз

Пациентті жазу, карточканы іздеу, төлемді белгілеу күніне ондаған рет орындалады. Әр операциядағы екі артық басу аптасына сағаттарға — және қызметкерлердің саботажына жиналады.

Көрсетілімде мүмкіндіктерді көрсетуді емес, сценарийді орындауды сұраңыз: телефоннан жаңа пациентті жазу, тегі бойынша карточканы табу, төлем қабылдап, ауысымды жабу. Уақытты белгілеңіз. Мұнда жүйелер арасындағы айырмашылық бірнеше есемен өлшенеді.

• Пациентті жазу үшін неше экраннан өту керек?
• Басқа бөлімге шықпай, пациентті тікелей жазылудан енгізуге бола ма?
• Іздеу тегінің бір бөлігі бойынша және телефон бойынша жұмыс істей ме?
• Барлық дәрігердің кестесі бірден көріне ме, әлде бір-бірлеп ауысу керек пе?

Салалық жүйе ме, әлде әмбебап CRM бе

Әмбебап CRM алу азғыруы түсінікті: олар көп, арзанырақ және бизнес туралы әр мақалада олар туралы жазылған. Мәселе — медициналық жұмыс мұндай жүйелер айналасында құрылған сату воронкасына нашар келеді.

Әмбебап CRM-де орталық нысан — мәміле: ол пайда болып, кезеңдерден өтіп, жабылады. Клиникада орталық нысандар басқа: жылдар бойы оралатын пациент және нақты дәрігерге, кабинетке және уақытқа байланған қабылдау. Мамандардың кестесін, қызметтер ұзақтығын және үзілістерді ескеретін кестені әмбебап жүйеде қолдағы құралдармен бейнелеуге тура келеді.

Медициналық деректер мәселесі бөлек тұрады. Диагноздар, аллергиялар, тағайындаулар және суреттер — клиент карточкасындағы өрістер емес: оларды сақтауға және қолжетімділікті бөлуге басқа талаптар қойылады. Тіркеуші дәрігердің медициналық жазбасын көрмеуі керек, ал әмбебап жүйе әдетте мұндай рөлдерді ажыратпайды.

Практикалық қорытынды: әмбебап CRM мәні бойынша клиенттер мен жазылулар тізімі жүргізілетін косметолог кабинетіне сәйкес келуі мүмкін. Бірнеше дәрігер, медкарталар және қызметтер бойынша есептілік пайда бола салысымен, салалық жүйе ұтады — функцияларымен емес, ештеңені айналып өтудің қажеті болмауымен.

Пациентпен байланыс арналары

Пациентпен сөйлеспейтін жүйе міндеттің жартысын шешеді. Қазақстанда негізгі арна — WhatsApp: SMS қымбатырақ әрі нашар оқылады, электрондық хаттарды пациенттер ашпайды десе болады, ал қоңыраулар әкімшінің уақытын талап етеді.

Нақтылаңыз: еске салулар автоматты түрде кете ме, жүйеден пациентке жауап беруге бола ма, хат алмасу карточкада сақтала ма. Кімнің нөмірі пайдаланылатынын бөлек сұраңыз. Хат алмасу әкімшінің жеке телефонынан жүрсе, ол кеткенде клиника пациенттермен бүкіл қарым-қатынас тарихын жоғалтады.

Базаны көшіру және кету мүмкіндігі

Шартқа қол қойғаннан кейін емес, оған дейін қойған жөн екі сұрақ. Біріншісі: қолданыстағы пациенттер базасын қалай көшіруге болады — Excel-ден импорт бар ма және мұнымен кім айналысады. Екіншісі, маңыздырақ: жүйені ауыстыруды шешсеңіз, деректерді қалай жүктеп алуға болады.

Жүктеп алудың болмауы — техникалық ұсақ-түйек емес, тәуелділіктің бір түрі. Өз деректерін ала алмайтын клиника баға мен шарттардың кез келген өзгерісіне келісуге мәжбүр. Жеткізушінің қалыпты жауабы: жүктеп алу кез келген уақытта өз бетінше қолжетімді.

Толық құнын есептеңіз

Витринадағы баға клиника төлейтінге сирек тең болады. Абоненттік ақыға көбіне қосылу, оқыту, әр жұмыс орны, касса немесе аналитика сияқты модульдер және бөлек қолдау үшін төлемдер қосылады.

Нақты конфигурацияда құнын есептеуді сұраңыз: пәлен дәрігер, пәлен әкімші, қажетті модульдер, бір жылдық жұмыс. Бастапқы тарифтің бағасын емес, дәл осы соманы салыстырудың мәні бар.

Өскенде не болатынын бөлек нақтылаңыз: клиника екі дәрігер жалдады — төлем қаншаға өседі. Әр пайдаланушы үшін төлемі бар жүйелер өскенде бастапқыда көрінгеннен тезірек қымбаттайды.

Медициналық деректердің қауіпсіздігі

Медициналық мәліметтер — дербес деректердің ерекше санаты, және оларға қойылатын талаптар кәдімгі клиенттер базасынан қатаңырақ. Мұнда ыңғайсыз сұрақтар қойған жөн.

• Әртүрлі клиникалардың деректері тек интерфейс деңгейінде емес, база деңгейінде оқшауланған ба?
• Қолжетімділік рөлдер бойынша бөлінген бе: тіркеуші дәрігердің медициналық жазбаларын көре ме?
• Кіру үшін екі факторлы аутентификация бар ма?
• Жұмыстан шыққанда қызметкердің қолжетімділігімен не болады — ол бірден бұғаттала ма?
• Пациенттер деректері бар беттерде сыртқы аналитикалық есептегіштер мен сессияларды жазу сервистері қосылмаған ба?

Бұлт па, әлде өз серверің бе

Жеке клиникаларда әдетте бір рет және ұзаққа шешілетін сұрақ. Өз серверіңе орнатылатын қораптық жүйелер сенімдірек көрінеді — деректер физикалық түрде сізде, — бірақ бұл үшін бастапқыда ойламайтын нәрселермен төлеуге тура келеді.

Өз серверің біреу оған қызмет көрсетуі керек дегенді білдіреді: жаңарту, сақтық көшірмелер жасау, қауіпсіздікті қадағалау, тоқтап қалса демалыс күні жөндеу. Бес дәрігері бар клиника үшін бұл бөлек мердігер немесе қызметкер, оның құны кез келген бұлттық жүйенің абонент төлемінен асады. Бөлек мәселе — клиникадан тыс қолжетімділік: қосымша баптаусыз дәрігер кестені үйден көрмейді, ал иесі демалыста түсімді көрмейді.

Бұлттық жүйелер мұның бәрін алып тастайды, бірақ жеткізушіге тәуелділікті қосады: деректерді жүктеп алуға болатыны және сервистің түсінікті жұмыс тарихы болуы маңызды. Қазақстандағы жеке клиникалардың басым көпшілігі үшін иелік етудің жиынтық құны бойынша ғана бұлт — дұрыс таңдау.

Клиникада таңдауға кім қатысуы керек

Сәтсіз енгізудің жиі себебі — жүйені бір адам таңдайды, ал онда басқаларға жұмыс істеуге тура келеді. Иесі есептерге, әкімші жазылу жылдамдығына, дәрігер медкартаға қарайды. Шешім тек есептер бойынша қабылданса, қызметкерлер ыңғайсыз құрал алып, оны үнсіз саботаж жасайды.

Ақылға қонымды минимум — сынақ кезеңінде жүйеде күні бойы отыратын әкімшіге және бір дәрігерге жұмыс істеп көруге беру. Олардың осы кезеңдегі қарсылықтары кез келген презентациядан қымбат тұрады: үштің орнына қай жерде он бес рет басуға тура келетінін дәл солар көрсетеді.

Бұл ретте түпкілікті шешім бәрібір иесінде: әкімшіге үйреншікті дәптерде әрдайым жайлырақ, және қарсылықтың мүлдем болмауы — жүйені жай ғана ашпағанының белгісі.

Тегін кезеңде нені тексеру керек

Тегін екі апта жүйені көрсетілімде емес, нақты жұмыста тексерудің сирек мүмкіндігін береді. Оны барлық функцияны зерттеуге жұмсаудың мәні жоқ — шешетінді тексеріңіз.

Нақты кестелері бар нақты дәрігерлерді енгізіңіз. Жүйе арқылы клиниканың кемінде бір толық күнін өткізіңіз: жазылулар, қабылдаулар, төлемдер, ауысымды жабу. Әкімшіге сіздің көмегіңізсіз жұмыс істеуге беріп, оның қай жерде сүрінетінін қараңыз. Нақты пациенттерге еске салулар жіберіп, жауаптарға қараңыз.

Екі аптаның қорытындысы бойынша басты өлшем қарапайым: қызметкерлер қатар дәптер жүргізуді тоқтатты ма. Дәптер қалса, жүйе сәйкес келмеді — және мұны тегін анықтаған жақсы.