Клиникада пациенттерді есепке алу: журнал, Excel немесе CRM
Шағын клиникада пациенттерді есепке алу көбіне тіркеу бөліміндегі дәптерден басталады, кейін Excel-ге көшеді, ал байланыстар әкімшінің телефонында өмір сүреді. Пациенттер бірнеше ондаған болғанша, бұл жұмыс істейді. Олар жүздеген болғанда, клиника адамдарды, ақшаны және бір жерде жазылған, бірақ қай жерде екені белгісіз ақпаратты іздеуге уақытты жоғалта бастайды.
Пациенттерді есепке алуға не кіреді
Есеп — тек байланыстар тізімі емес. Оны пайдалану үшін әр пациент туралы бірнеше нәрсені білу және оларды бір жерден көру керек:
- Байланыстар: аты-жөні, телефоны, туған күні, қажет болса ЖСН және мекенжайы.
- Келулер тарихы: қашан, қай дәрігерге, қандай қызметке, келді ме, келмеді ме.
- Төлемдер мен қарыздар: қанша төленді, нені төлеу қалды, қандай абонементтер жарамды.
- Жазбалар мен құжаттар: пациенттің маңызды ерекшеліктері, шарттар, келісімдер, чектер.
- Көзі: пациент клиника туралы қайдан білді.
- Келесі келу: пациенттің қашан оралуы керек.
Дәптер және жазылу журналы
Қағаз журнал қарапайым әрі кез келген әкімшіге түсінікті, бірақ онда іздеу жоқ. Пациенттің соңғы рет қашан болғанын тек беттерді парақтап қана табуға болады. Келмей қалғандарды немесе дәрігердің айлық түсімін санау — тек қолмен.
Басты қауіп — физикалық: журналды жоғалтуға, суға батыруға, алып кетуге болады. Және ол бір данада болады — кабинеттегі дәрігер тіркеу бөлімінен сұрамайынша, ертеңге оған кім жазылғанын көрмейді.
Excel және Google Кестелер
Кесте іздеу мәселесін шешеді, бірақ басқаларын тудырады. Кесте, пациенттер базасы және төлемдер әдетте әртүрлі файлдарда немесе парақтарда жүргізіліп, бір-бірімен сәйкес келмейді. Бір мезгілде өңдеу жолдардың қайта жазылуына әкеледі. Кесте пациентке келу туралы еске сала алмайды.
Қауіпсіздік мәселесі де бар. Сілтеме бойынша ашық телефондар мен келулер тарихы бар кесте — сілтеме қолына түскен кез келген адамға қолжетімді дербес деректер. Дәрігер тек өз пациенттерін, ал тіркеуші түсімді көрмейтіндей қолжетімділікті кестеде бөлу іс жүзінде мүмкін емес.
Пациенттерді есепке алу бағдарламасы
Клиникаға арналған CRM жоғарыдағының бәрін кестемен және кассамен байланысқан бір пациент карточкасына біріктіреді. Журналдағы жазылу пациент тарихында автоматты түрде пайда болады, төлем келуге және дәрігерге байланады, ал қабылдау туралы еске салу әкімшінің қатысуынсыз кетеді.
Басты пайда деректердің компьютерде сақталуында емес, олардың пайдаланылуында: тарих бойынша кімнің емдеудің келесі кезеңіне жетпегені, кімде қарыз барлығы, кім көптен келмегені көрінеді. Бұл ақпарат мұрағатта жатпай, әрекеттерге айналады.
Бағдарламаға қалай көшуге және базаны жоғалтпауға болады
Көшу клиникаларды тұрарлықтан көбірек қорқытады. Жұмыс істейтін тәртіп мынадай:
- Ағымдағы базаны бір кестеге жинау: аты-жөні, телефоны, туған күні — бұл ең азы.
- Жазылуды бірден жүргізе бастау үшін жүйеге дәрігерлерді кестелерімен және қызметтерді бағаларымен енгізу.
- Пациенттерді үлгі бойынша Excel-ден импорттау. doctime-та бұл үшін дайын импорт үлгісі бар.
- Жаңа жазылуларды жүйеде жүргізу, ал бұрынғы келулер тарихын қолмен көшірмеу — ол бірнеше айда өзі жиналады.
- Келулер туралы еске салуларды қосу: бұл пациенттер де, дәрігерлер де байқайтын бірінші нәтиже.
Пациенттердің дербес деректері
Пациенттің байланыстары мен келулер тарихы — дербес деректер, және клиника олардың сақталуына жауап береді. Бағдарламаны таңдағанда бірнеше нәрсені тексерген жөн: клиника деректері жүйенің басқа клиенттерінен оқшауланған ба, қызметкерлердің қолжетімділігін рөлдер бойынша бөлуге бола ма, кіруді екінші фактормен қорғауға бола ма және клиника кетуді шешсе, деректермен не болады.
doctime-та әр клиниканың деректері оқшауланған, қолжетімділік рөлдер бойынша бөлінген — әкімші, дәрігер, тіркеуші, — ал кіруді екі факторлы аутентификациямен жабуға болады.
Көшетін уақыт қашан келеді
Есептің дәптер мен кестеден асып кеткенінің айқын белгілері: әкімші күннің айтарлықтай бөлігін еске салу қоңырауларына жұмсайды; пациент тарихын іздеу минуттарды алады; дәрігерлер түсімі ай соңында қолмен есептеліп, дау тудырады; әкімші кеткенде базаның бір бөлігі оның телефонымен бірге кетеді.
Осы тізімнен кемінде екі тармақты таныдыңыз ба, көшу көрінгеннен тезірек — ең алдымен келмей қалу мен қайталама келулер есебінен — өзін ақтайды.